Ufficio di Paola Ialongo · Consulenza finanziaria e Berta Coworking Space
Un numero che risponde per due attività, e un'assistente che richiama i clienti.
La segreteria risponde alle chiamate dell'ufficio, capisce se riguardano la consulenza o il coworking e passa la parola all'assistente giusta. Un secondo servizio, in attivazione, chiama i clienti della lista di Paola per fissare un nuovo incontro. Questa pagina serve a provarli e a chiudere i punti ancora aperti.
ElenaRisponde per la consulenza finanziaria
NoraRisponde per Berta Coworking Space
RichiamaI clienti della lista di Paola, in attivazione
Cliente
Ufficio di Paola Ialongo, Isernia
Servizi
Segreteria telefonica in entrata · Chiamate di riattivazione in uscita
Documento
Pre-consegna · aggiornato il 2 novembre 2026
01
Come funziona
Sono due servizi telefonici. Il primo risponde a chi chiama l'ufficio. Il secondo chiama i clienti che Paola vuole risentire. Nessuno dei due fissa appuntamenti da solo: quando serve un incontro, raccoglie la richiesta e Paola o Vanessa richiamano per confermarlo.
1. La segreteria in entrata
In prova
Un unico numero per le due attività. La prima frase è un'accoglienza semplice; dalla vostra risposta l'assistente capisce da sola se si tratta di consulenza o di coworking:
«Buongiorno, sono l'assistente virtuale dell'ufficio. Come posso esserle utile?»Se dalla risposta non si capisce l'area, chiede se si tratta di consulenza o di coworking; se resta vaga, risponde Elena.
«Buongiorno, sono Elena, l'assistente di Paola Ialongo. Mi dica, di cosa ha bisogno?»Così si presenta Elena per la consulenza. Per il coworking: «Buongiorno, sono Nora, l'assistente di Berta Coworking Space. Mi dica, di cosa ha bisogno?» Se avete già detto cosa vi serve, si presenta e passa subito al punto.
L'apertura dichiara subito che si parla con un'assistente virtuale; poi Elena o Nora si presentano per nome. Se a metà telefonata l'argomento cambia, passa la parola all'altra.
Elena, consulenza
Spiega in una frase di che cosa si occupa Paola e i suoi orari di ricevimento. Passa la chiamata a Paola se viene chiesta per nome, se la questione è personale o importante, o se chi chiama è molto agitato; le richieste di routine vanno a Vanessa. Per carte perse, carte trattenute e codici bloccati indica l'app e il numero verde della Banca, a qualunque ora. Chi vuole incontrare Paola lascia nome, motivo e fascia preferita, e viene richiamato.
Nora, coworking
Descrive l'offerta (postazioni, uffici privati, sale riunioni, sede legale, eventi e formazione), l'indirizzo di via Giovanni Berta e l'orario di apertura. L'unico prezzo che dice è quello della sede legale; per tutti gli altri rimanda al preventivo via email o al sito, dove si vedono gli ambienti e si prenota. Trattative per un ufficio, reclami ed eventi passano a Paola, come responsabile.
Cosa non fa mai
Non prenota appuntamenti. Raccoglie la richiesta; l'incontro lo confermano Paola o Vanessa quando richiamano.
Niente cifre, rendimenti, costi, commissioni o pareri su mercati e prodotti, nemmeno se chi chiama cita un numero sentito altrove. La risposta è sempre la stessa: ne parla Paola di persona.
Non nomina la banca. Dice soltanto «la Banca», non conferma e non smentisce un nome detto da chi chiama.
Nessuna operazione su conti o carte. Non chiede password, PIN, codici o numeri di conto e di carta. Per chiudere o bloccare un conto risponde che se ne occupa lo studio.
Non dà numeri o indirizzi email personali di Paola e Vanessa, e non promette un giorno o un'ora per la richiamata.
Non inventa. Su quello che non sa propone di far richiamare.
Quando passa la chiamata
Il passaggio a una persona avviene solo in queste fasce. Fuori orario, anche se chi chiama insiste, prende un messaggio e fa richiamare.
Persona
Giorni
Orario
Paola
lunedì - venerdì
9:00 - 17:30
Vanessa
lunedì - venerdì
9:00 - 13:00 e 14:00 - 16:00
Sabato e domenica
nessun passaggio, solo messaggi e informazioni
L'orario di Paola è una nostra ipotesi ricavata dagli orari degli incontri: va confermato (primo punto di Cosa ci serve da Paola).
2. Le chiamate di riattivazione
In attivazione
Elena chiama i clienti della lista che ci darà Paola. Sono persone che la conoscono già, quindi la telefonata è breve e personale: si presenta come «Elena, dall'ufficio di Paola Ialongo» e chiede se è un buon momento per parlare.
Tre motivi possibili, uno per chiamata: una novità della Banca con il testo scritto da Paola, il punto sul portafoglio, oppure gli auguri di compleanno.
Due risultati possibili: il passaggio diretto a Paola, oppure una richiamata con il giorno e la fascia che preferisce il cliente. Paola o Vanessa confermano l'incontro.
Fasce di chiamata: lunedì - venerdì, 10:00 - 13:00 e 15:00 - 18:00. Tre tentativi al massimo: subito, il giorno dopo in un'altra fascia, dopo una settimana.
Nessuna insistenza. Al primo no fa una sola riproposta, poi saluta. Se trova la segreteria telefonica riaggancia senza lasciare messaggi.
Chi chiede di non essere più chiamato riceve una frase di conferma e la richiesta finisce nella nota del CRM. L'esclusione automatica dalle chiamate successive si attiva insieme al servizio.
Se le chiedono se è una persona risponde di sì, che è l'assistente virtuale dell'ufficio. Non lo nega mai.
Valgono gli stessi divieti della segreteria: niente cifre o rendimenti, nessun nome della banca, nessun appuntamento fissato da lei.
02
Provalo in diretta
Ci sono due prove, una per servizio. La segreteria la chiamate voi; Elena, per la riattivazione, vi chiama lei.
Provate entrambe le strade: chiedete della consulenza e poi del coworking, chiedete di Paola, domandate un rendimento o un prezzo, dite che avete perso la carta.
Tre cose da sapere prima di provare. Il passaggio a Paola e a Vanessa è configurato ma non ancora collaudato: se chiamate dal cellulare di Paola e chiedete di Paola, il passaggio non può riuscire, quindi provatelo da un altro telefono. Ogni prova compare nel CRM come contatto di prova, con la nota della chiamata: li riconoscete dall'orario e li togliamo noi. Il piano voce attuale copre un numero limitato di prove, lo ampliamo prima dell'accensione.
Cosa aspettarsi dalla segreteria
Apre con «Come posso esserle utile?» e, capito l'argomento, si presenta come Elena o come Nora.
Elena ha un tono caldo e personale: accoglie chi chiama come una persona dello studio, non come un call center, e se raccontate un problema prima vi ascolta e poi vi indica cosa fare.
Dà del Lei e fa una domanda per volta.
Se chiedete un appuntamento prende nome, motivo e fascia, riepiloga e vi dice che vi richiamerà Paola o Vanessa.
Se chiedete una cifra o un parere non risponde nel merito e propone che vi ricontatti Paola.
Chiude salutando e riaggancia da sola dopo la vostra risposta.
Riattivazione: fatti chiamare da Elena
In prova
Lasciate nome, cognome e cellulare e scegliete il motivo della chiamata: Elena vi telefona come se foste un cliente della lista di Paola. Rispondete come risponderebbe un cliente, anche dicendo di no o chiedendo di non essere più chiamati.
Prima di provare. Anche le prove rispettano le fasce di chiamata di Elena: lunedì - venerdì, 10:00 - 13:00 e 15:00 - 18:00. Se inviate il modulo fuori fascia, la chiamata parte all'apertura della fascia successiva. Rispondete alla prima chiamata: se resta senza risposta, Elena riprova come farebbe con un cliente. Ogni prova compare nel CRM come contatto di prova, con la nota della chiamata. Il passaggio a Paola è ancora da collaudare: provatelo da un telefono diverso dal suo.
Cosa aspettarsi da Elena
Chiede se parla con voi, per nome e cognome, e si presenta come Elena, dall'ufficio di Paola Ialongo.
Spiega il motivo scelto nel modulo: la novità, il punto sul portafoglio oppure gli auguri.
Propone di risentire Paola e chiede giorno e fascia che preferite; con il passaggio attivo può anche provare a passarvela.
Al primo no fa una sola riproposta, poi saluta e riaggancia.
03
Cosa ci serve da Paola
I primi tre punti riguardano la segreteria, gli altri le chiamate di riattivazione e le notifiche.
Gli orari in cui passarle le chiamate. Oggi la segreteria passa a Paola dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 17:30. Va bene così, oppure preferisce una pausa tra le 12:00 e le 15:00, come negli orari di ricevimento?
L'indirizzo dello studio. La segreteria dice solo «il suo ufficio di Isernia». Vuole che comunichi l'indirizzo? Se sì, quale?
Il primo incontro è gratuito? Se sì, la segreteria può dirlo a chi chiede; finché non lo conferma, non ne parla.
Sito ed email del coworking. La segreteria indica bertacoworking.com e info@bertacoworking.com. Ci conferma che sono già attivi?
La lista dei clienti da richiamare. Un file Excel con nome, cognome, telefono, data di nascita (per gli auguri) e data dell'ultimo contatto. Insieme, l'elenco delle persone da non chiamare.
Il testo della novità, per ogni lotto. Una frase che Elena legge così com'è: senza cifre, rendimenti o condizioni economiche, e senza il nome della banca.
Il numero da mostrare nelle chiamate in uscita. Ci ha indicato il +39 334 9066105: per usarlo va verificato con una breve chiamata di controllo su quel numero, a cui dovrà rispondere lei. In alternativa possiamo mostrare il numero di Isernia.
Chi riceve le notifiche WhatsApp. La nostra proposta è nella sezione Dopo ogni chiamata: ci conferma se va bene, o come preferisce dividerle tra lei e Vanessa?
Vanessa nel CRM. Per mandarle le notifiche serve il suo contatto nel CRM. Lo creiamo noi con il numero che ci ha già dato, se ci dà il via libera.
Dove mandarli. Risposte e file a l.lombardi@fluence-group.com. Anche una risposta parziale ci permette di andare avanti.
04
Cosa succede dopo ogni chiamata
Quando la telefonata finisce, il sistema scrive nel CRM quello che è stato detto e avvisa la persona giusta.
Nota nel CRMAttiva Sul contatto di chi ha chiamato, creato se non esiste: i dati raccolti (nome, numero per il richiamo, motivo, fascia preferita, urgenza se dichiarata), un riepilogo e la trascrizione completa con l'ora di ogni battuta. Una sola nota per chiamata.
Notifica WhatsAppIn attivazione Un messaggio a Paola o a Vanessa a seconda del tipo di richiesta,.
Chi riceve la notifica
Tipo di chiamata
Notifica a
Coworking
Paola
Consulenza: chiede di Paola, vuole un incontro, oppure è stato passato a Paola
Paola
Consulenza: richieste di routine
Vanessa
Richiesta urgente: dichiarata tale da chi chiama, oppure un problema su carta o conto
Paola e Vanessa
Riattivazione: richiamata richiesta o passaggio a Paola
Paola
Riattivazione: il cliente chiede di Vanessa
Vanessa
Numero sbagliato, segreteria telefonica, cliente non interessato, richiesta di non essere più chiamato
nessuna notifica, resta la nota
05
Stato della consegna
La segreteria risponde già sul numero di Isernia. Mancano il collaudo con voi, il piano voce definitivo e, per la riattivazione, la lista dei clienti.
Segreteria in entrataIn prova Elena e Nora attive sul numero di Isernia, con smistamento, informazioni e messaggi.
Passaggio a Paola e VanessaDa collaudare Configurato con le fasce orarie della sezione 01, ancora da provare in chiamata reale.
Nota nel CRMAttiva Verificata con una chiamata simulata.
Notifiche WhatsAppIn attivazione Dopo la vostra conferma dei destinatari.
Riattivazione in uscitaIn attivazione Elena è pronta e si può già provare dalla sezione 02; nessuna chiamata ai clienti parte finché non abbiamo la lista, il numero da mostrare e il collaudo.
Piano voceIn attivazione Il piano attuale basta per le prove; lo ampliamo prima dell'accensione.
Le tappe
15 set Pagina di documentazione e moduli di raccolta online.
2-3 ott Paola compila i due moduli, riattivazione e segreteria.
5 ott Segreteria attiva in prova sul numero di Isernia, Elena per la riattivazione costruita, note nel CRM attive dopo ogni chiamata.
Prossimi Prove di Paola e correzioni, attivazione del piano voce, verifica del numero da mostrare in uscita, caricamento della lista clienti, accensione.
06
Contatti
Un solo riferimento per tutto: segnalazioni sulle chiamate, dati mancanti, modifiche e domande su questa pagina.
RiferimentoLorenzo Lombardi, Service Delivery Manager, Infrastrutture AI
Questa paginapaola-ialongo-documentazione.infrastrutture.ai: la aggiorniamo noi a ogni passo, il link resta lo stesso
Se durante una prova notate una risposta imprecisa, una domanda fuori posto o un tono che non vi rappresenta, scriveteci indicando giorno e ora della chiamata: recuperiamo la trascrizione e correggiamo il punto esatto.